Cách gửi email hàng loạt với Email Merge trong Outlook Update 07/2022

Hợp nhất email với Outlook vô cùng thiết thực. Hãy cùng Download.vn tìm hiểu nhé cách gửi email hàng loạt trong triển vọng bằng cách sử dụng kết hợp email như thế nào!

Hợp nhất Thư trong Outlook
  • Tải xuống Microsoft Outlook cho iOS
  • Tải Microsoft Outlook cho Android

Microsoft Outlook là phần mềm quản lý dữ liệu cá nhân hỗ trợ gửi thư gấp cho nhân viên văn phòng và quản lý nhân sự. Bạn sẽ tìm thấy nhiều chức năng hữu ích, bao gồm Email Hợp nhất Outlook.

Email Merge giống như một “người bạn cũ” đã bị lãng quên trong nhiều năm. Bị đánh giá thấp và bị từ chối cho đến khi mọi người thực sự tìm ra mức độ cần thiết của nó.

Bạn không phát hiện ra tiềm năng của Hợp nhất các email cho đến khi bạn phụ trách quản lý hàng trăm lời mời, thiệp cưới hay cờ đỏ cho một điều gì đó sắp xảy ra. Hiện tại, việc phát hộp thư đến tận tay cho mọi người là rất khó. Đừng hoảng sợ, bạn vẫn có cách để gửi thư hàng loạt cùng một lúc với sự trợ giúp của Microsoft Outlook.

Cách sử dụng phối thư trong Outlook

Tuy nhiên, trước khi sử dụng tính năng này, bạn cần biết một số hạn chế khi gửi hàng loạt email trên Outlook.

Tại sao bạn không nên gửi thư hàng loạt trong Outlook?

  • Không giống như các dịch vụ tiếp thị qua email chuyên nghiệp, Outlook không được thiết kế để gửi thư hàng loạt. Sử dụng nó cho mục đích này, bạn sẽ thất vọng bởi các yếu tố sau:
  • Giới hạn số lượng email hàng ngày: Giống như hầu hết các nhà phân phối dịch vụ web, Outlook giới hạn số lượng email bạn sẽ gửi mỗi ngày tối đa là 300.
  • Thiếu các tính năng thiết kế email, như các mẫu email và nguồn mã.
  • Không có báo cáo hoặc phân tích để hiểu hiệu suất chiến dịch.
  • Thư số lượng lớn được gửi bởi nhà cung cấp dịch vụ web (Outlook, Gmail, Yahoo …) hoặc được gắn nhãn thư không mong muốn ở cả phía ISP và phía người nhận thư. Vì webmail được thiết kế cho mục đích sử dụng cá nhân, hoạt động này được coi là đáng ngờ.

Nếu bạn không phiền, đây là cách sử dụng Email Merge trong Outlook.

Hợp nhất Outlook và Hợp nhất Thư

Khi nào sử dụng Email Merge?

Email Merge được sử dụng khi bạn muốn tạo một số tài liệu về cơ bản giống hệt nhau, nhưng mỗi tài liệu chứa các chi tiết riêng của nó. Email có cùng định dạng và nội dung như đồ họa, nếu có. Ví dụ: thiệp mời có tất cả giống nhau ngoại trừ tên, địa chỉ, v.v.

Không giống như gửi tin nhắn cho một nhóm người, đối sánh email làm cho mỗi người nhận tin nhắn trở thành một người nhận duy nhất.

Tính năng Hợp nhất Email sử dụng hai phần:

  • Tài liệu chính (ở đây: Cụm từ Microsoft) nơi bạn viết nội dung email.
  • Nguồn dữ liệu thay đổi (ở đây: Danh bạ Microsoft Outlook) thường là địa chỉ và tên của người nhận.

Hai ý tưởng này là “thích hợp nhất”. Với Outlook là một phần của bộ Microsoft Workplace, bạn sẽ sử dụng tính năng này để gửi email cho nhiều người, mỗi người được cá nhân hóa cho một liên hệ riêng biệt.

Microsoft Workplace cho phép bạn sử dụng các nguồn dữ liệu khác nhau để biết chi tiết địa chỉ, ví dụ: bạn sẽ sử dụng bảng tính Excel hoặc thậm chí truy cập cơ sở dữ liệu. Tại đây bạn có thể sử dụng danh bạ Outlook để gửi thư.

Chuẩn bị địa chỉ liên hệ để hợp nhất email

Bạn thực hiện các bước sau khi Outlook được khởi chạy:

1. Mở Những người khác để xem danh sách liên hệ của bạn.

Chọn địa chỉ liên hệ (Ctrl + Nhấp chuột) mà bạn muốn đưa vào danh sách gửi thư được cá nhân hóa của mình. Để đơn giản quản lý một danh sách lớn, bạn sử dụng tùy chọn Vui lòng có sẵn (bấm vào mũi tên xuống gần với Tất cả các). Bạn sẽ sắp xếp theo danh mục (gõ qua các lớp) trong cùng một menu thả xuống.

Chú ý: Hợp nhất Email không hoạt động với danh sách phân phối.

Danh sách liên hệ

2. Lời Ruy-băngbạn chọn Hợp nhất email> trau dồi> Di chuyển lực lượng lao động.

Chọn nhóm hành động

3. Trong màn hình Liên hệ Hợp nhất Emailbạn chọn Các địa chỉ liên hệ được quyết định đơn giản nhất liệu một thư được cá nhân hóa có được gửi đến các địa chỉ liên hệ đã chọn hay không. Tùy chọn phụ Hợp nhấtbạn chọn các thống kê sau:

  • Sắp xếp tệp: Mẫu chữ cái.
  • Kết hợp với: Thư
  • Dòng chủ đề tin nhắn: Dòng chủ đề không thay đổi cho tất cả các email. Vì lý do này, bạn chọn Nó sẽ thu hút sự chú ý của bạn.

Chọn cài đặt

4. Nhấp vào ĐƯỢC CHỨ thì Microsoft Phrase sẽ khởi chạy để bạn có thể soạn tin nhắn cá nhân của mình.

Soạn thư được cá nhân hóa trong Microsoft Phrase

Trên tab Lô hàng ở trên Ruy-băngbạn chọn Dòng lời chào bắt đầu viết thư với những dòng chúc mừng.

Dòng lời chào

Như bạn sẽ thấy ở đây, hộp thoại đã được điền sẵn. Đây chỉ là một trình giữ chỗ cho các tên từ danh sách liên hệ của bạn. Ngay bên dưới, bạn sẽ thấy tổng quan về những cái tên trong danh sách của mình. Bạn sẽ tùy chỉnh các mục với các tùy chọn được hiển thị ở đây.

Tùy chỉnh dòng lời chào

Lưu ý rằng trường Hợp nhất được biết đến từ các tiêu đề cột trong danh sách gửi thư của bạn. Do đó, trong trường hợp không phù hợp, hãy sử dụng Điều chỉnh các trường để đảm bảo phù hợp nhất vẫn chính xác. Nếu bạn muốn nói đến trường học Không còn phù hợpnhấp vào danh sách thả xuống cho trường đó và chọn tên cột thích hợp cho cột đó từ danh sách của bạn.

Khi bạn nhấp vào ĐƯỢC CHỨ, trường giữ chỗ cho dòng chào đã được hiển thị trong tài liệu Cụm từ. Bạn sẽ nhập thêm thông tin cho tài liệu với các trường bổ sung.

Bấm vào Chèn một vùng pha trộn. Dữ liệu này sẽ được hiển thị trong nguồn dữ liệu ban đầu của bạn, trong trường hợp này là thông tin liên hệ trong Outlook.

Chèn trường hợp nhất

Để định dạng dòng lời chào như mong muốn, hãy đánh dấu toàn bộ trường, bao gồm cả các dấu kết thúc. Đi tới tab Chỗ ở và sử dụng các thông số Phông chữ ký tự. Ngoài ra, hãy đặt khoảng cách dòng để đảm bảo rằng khoảng cách dòng khớp với khoảng cách trong các phần khác của tài liệu.

Điền vào nội dung thư

Đoạn đầu tiên của thông báo là một trình giữ chỗ Dòng lời chào và / hoặc bất kỳ trường nào bạn đã chèn bằng cách sử dụng Trường bổ sung phù hợp nhất. Bây giờ bạn có thể bắt đầu soạn nội dung thư.

Soạn nội dung thư

Khi nội dung thư được coi là hoàn tất, hãy nhấp vào Hoàn tất và Hợp nhất> Gửi Tin nhắn Email. Bấm vào ĐƯỢC CHỨ trong hộp thoại Hợp nhất với Thư.

Gửi e-mail

Sau đó, cụm từ sẽ gửi tin nhắn được cá nhân hóa đến từng địa chỉ email phù hợp. Bạn không thể CC hoặc BCC người nhận khác và bạn không thể thêm tệp đính kèm vào thư.

Bạn sẽ lưu tài liệu bạn đã sử dụng để phối thư vì nó cũng lưu kết hợp với nguồn dữ liệu, tức là danh bạ. Khi bạn mở tài liệu phối email, hãy chọn Chắc chắn rồi khi Cụm từ nhắc bạn duy trì trạng thái đăng nhập.

Sau khi biết Cách gửi email hợp nhất bằng Outlook 2016Quá trình này chỉ mất vài phút. Ngoài ra, thay vì soạn từng email cho một người, giờ đây bạn sẽ thực hiện các thao tác này và gửi tin nhắn cho cả nhóm mà không cần quan tâm đến số lượng thành viên. Thật tuyệt vời phải không?